Einen Raumtermin verwalten

Die Terminverwaltung öffnen

Im Reiter „Termine“ des Raums: Tippe auf den Termin und dann auf „Verwalten“.
Im großen Kalender: Tippe auf den Termin und dann auf „Termin-Verwaltung öffnen“.

Links stehen unter „Termin verwalten“ die Bereiche „Allgemein“, „Teilnahme & Zugang“, „Teilnehmer“ und „Anhänge & Verweise“.

Allgemeine Angaben

Unter „Allgemein“ änderst du Titel, Zeit und Ort. Dazu kommen:

Tags: Gib ein Schlagwort ein und drück die Eingabetaste. Tags färben den Termin in der Wochen- und Monatsansicht, und Mitglieder können danach filtern.
ein Titelbild für die Karte und das Termin-Detail. Ohne eigenes Bild gilt das Standard-Titelbild des Raums.
„Videokonferenz verknüpfen“. Mit „Beitrittslink kopieren“ kopierst du danach den Link zur Konferenz.

Dateien, Seiten und Tabellen verknüpfen

Unter „Anhänge & Verweise“ verknüpfst du mit „Verknüpfen“ Dateien, Seiten oder Tabellen des Raums mit dem Termin. Dateien werden dabei nicht noch einmal hochgeladen. Das geht erst, wenn der Termin gespeichert ist. Schon beim Anlegen kannst du mit „Aus Raum-Dateien wählen“ Dateien anhängen.

Teilnahme regeln

Unter „Teilnahme & Zugang“ wählst du, wie Mitglieder teilnehmen:

„Selbst zu- und absagen“: Mitglieder antworten direkt mit Zusagen, Vielleicht oder Absagen.
„Mit Bestätigung“: Mitglieder stellen eine Anfrage, und du bestätigst die Teilnahme.

Unter „Kapazität“ schaltest du „Teilnehmerzahl begrenzen“ ein und legst die „Maximale Zusagen“ fest. Wer zusagt, wenn der Termin voll ist, kommt auf die Warteliste. Wird ein Platz frei, rückt die nächste Person automatisch nach und bekommt eine Benachrichtigung.

Unter „Erinnerungen“ wählst du, wann teamzone erinnert: „15 Min“, „1 Std“, „1 Tag“ oder „1 Woche“ vorher, auch mehreres. Erinnert werden alle, die zugesagt haben, und wer den Termin angelegt hat.

Teilnehmende einladen

Öffne „Teilnehmer“.
Wähle „Raummitglied einladen“ und such die Person aus.
Für Personen ohne teamzone-Konto wähle „Externen Gast einladen“, gib Name und E-Mail-Adresse ein und tippe auf „Einladen“. Der Gast bekommt eine E-Mail-Einladung. Wie Gäste antworten, steht unter Zu- und absagen.

Teilnehmende im Blick behalten

Die Reiter „Zugesagt“, „Ausstehend“, „Warteliste“, „Vielleicht“ und „Abgesagt“ sortieren die Teilnehmenden nach ihrer Antwort. Je nach Stand bietet eine Zeile:

„Bestätigen“ oder „Ablehnen“ für offene Anfragen. Ist der Termin voll, heißt der Knopf „Auf Warteliste“.
„Nachrücken lassen“, um jemanden von der Warteliste zu den Zusagen zu holen. Das geht nur, solange noch Plätze frei sind.
„Auf Warteliste“, um eine Zusage auf die Warteliste zu setzen.
„Erinnern“ und „Entfernen“.

Mit „Alle erinnern“ erinnerst du alle im gewählten Reiter auf einmal. Gäste ohne Konto werden dabei nicht erinnert.

Einen Termin absagen

Öffne in der Terminverwaltung „Allgemein“ und tippe unter „Administration“ auf „Termin absagen“.
Bestätige „Termin wirklich absagen?“ mit „Termin absagen“.

Die Teilnehmenden bekommen eine Benachrichtigung, dass der Termin abgesagt ist. Danach erscheint er nicht mehr im Kalender.